Et alternativ til ForeningLet, bygget rundt om bestyrelsesarbejdet

ForeningLet er et reelt valg, og alligevel kan det være rigtigt at se sig om

ForeningLet er et dansk system, der samler medlemssystem, regnskab, kommunikation og booking i én løsning. Så når vi kalder os et alternativ, er det ikke for at tale et velfungerende system ned. Det er, fordi foreninger er forskellige, og fordi det rigtige valg for én klub ikke behøver være det for jer.

Et skifte bør træffes på et oplyst grundlag, ikke på løfter om, at én udbyder kan alt. Derfor handler siden her om, hvad vi gør, og hvad enhver forening bør holde op mod sine egne behov.

Vores egentlige forskel: bestyrelsen har også et system

De fleste systemer er bygget til medlemmer, kontingent og tilmeldinger, og det er vi også. Men en stor del af foreningsdriften foregår i bestyrelsen, og den del bliver typisk klaret i løse dokumenter, mailtråde og delte mapper, som ingen vedligeholder.

Hos os ligger bestyrelsesarbejdet i selve platformen: referater med dagsorden, fremmøde og opgaver med en ansvarlig, et årshjul over generalforsamling og frister, og en fast, fortrolig vej for hændelser og indberetninger.

Alt det almindelige er der også

Et bestyrelsessystem er ikke meget værd, hvis I skal bruge et andet system til resten. Derfor dækker vi også det forventede: ét medlemsregister med roller og selvbetjening, automatisk kontingentopkrævning med online betaling, aktiviteter og booking af tider og lokaler, samt nyheder og en forside, I selv bygger af færdige blokke.

Økonomien er et rigtigt dobbelt bogholderi med moms, bankafstemning og eksport til revisor frem for et løst opkrævningsmodul. Dertil billetsalg og webshop i samme system som medlemmerne.

Sådan ser et skifte ud i praksis

I behøver ikke vente på sæsonskift. Et skifte planlægges efter foreningens rytme, og vi hjælper med at få medlemmer, aktiviteter og artikler flyttet med over som en del af opstarten, så I ikke starter fra et blankt system.

Vi lover ikke en knap, der trækker alt fra ForeningLet over af sig selv, for en ordentlig flytning kræver, at vi ser på jeres konkrete data. Til gengæld er I ikke alene om den.

Hvad et skifte koster i tid, ærligt

Et systemskifte tager typisk en håndfuld aftener fordelt over en måned, ikke en weekend og ikke et halvt år. Det meste af tiden går ikke med at flytte data, men med at beslutte ting, det gamle system havde afgjort for jer: hvad hedder jeres medlemstyper egentlig, hvilke satser gælder for hvem, og hvem skal kunne se hvad.

Selve flytningen af medlemmer, aktiviteter og artikler hjælper vi med som en del af opstarten. Vi lover ikke en et-kliks-import, fordi en ordentlig flytning kræver, at vi ser på jeres konkrete data først, og fordi at rette fejl bagefter tager længere tid end at gøre det rigtigt.

Det bedste tidspunkt er mellem to sæsoner, efter sidste opkrævning og før den næste. Det dårligste er midt i en opkrævning.

Hvornår I skal blive, hvor I er

Hvis foreningens administration i det væsentlige er et medlemsregister og en kontingentopkrævning, og den fungerer, så er der ikke et argument for at skifte. Et skifte koster tid, uanset hvor godt det går, og den tid skal tjenes hjem af noget konkret.

Det, der plejer at gøre et skifte værd at overveje, er ikke utilfredshed med det, I har. Det er, at foreningen har fået en opgave, systemet ikke er bygget til: et bestyrelsesarbejde, der er blevet stort nok til at have brug for sit eget sted, et regnskab en revisor skal kigge på, en hjemmeside I selv vil kunne rette, eller indberetninger, der skal kunne dokumenteres.

Vi skriver det her, fordi den slags side normalt er skrevet for at få jer til at skifte. Et skifte, der ikke løser noget, er dyrt for jer og en dårlig kunde for os.