Sådan vælger I det rigtige foreningssystem

Hvorfor vi ikke kårer en vinder

Vi sælger selv et foreningssystem, så en liste, hvor vi tilfældigvis lå nummer et, ville ikke være meget værd. I stedet er det her de kriterier, vi mener afgør valget, og som I kan holde enhver udbyder op imod, os selv inklusive.

Det danske marked har flere velfungerende systemer, og nogle af dem er gratis. Et system, der er rigtigt for en fodboldklub med 800 medlemmer og tolv hold, er sjældent det rigtige for et forbund eller en lille kulturforening.

Start med at måle, hvad der faktisk tager tid

Før I ser på funktionslister: skriv ned, hvad bestyrelsen brugte tid på sidste år. Var det kontingentopkrævning og rykkere? Tilmeldinger til hold og arrangementer? Regnskabet op til generalforsamlingen? Hjemmesiden, som ingen kunne rette? Eller overleveringen, da kassereren stoppede?

Det, der står øverst på den liste, er det, systemet skal være godt til. Alt andet er rart at have. De fleste dårlige systemvalg sker, fordi man valgte efter den længste funktionsliste i stedet for efter sin egen flaskehals.

De kriterier, der oftest bliver overset

Kan I få jeres data ud igen? Et system, der gør det svært at eksportere medlemsregister og regnskab, binder jer, uanset hvor godt det ellers er. Er økonomien et rigtigt regnskab eller kun en opkrævningsoversigt, revisor ikke kan bruge? Kan flere end én person overtage administrationen, eller hænger den på én rolle?

Og så det praktiske: kan I bruge jeres eget domæne, kan medlemmerne selv rette deres oplysninger, og hvad sker der med prisen, når foreningen vokser? Pris pr. medlem og pris pr. bruger opfører sig meget forskelligt over tid.

Spørgsmål, det er værd at stille inden underskrift

Hvad koster det ved vores nuværende størrelse, og hvad koster det ved det dobbelte? Er der binding, og hvad er opsigelsesvarslet? Hvordan får vi vores data ud, hvis vi stopper? Hvad hjælper I med ved opstart, og hvad skal vi selv gøre? Hvem svarer, når noget ikke virker en søndag før en turnering?

Bed om at prøve systemet med jeres egne data frem for en demo med pæne eksempler. Hos os kan I oprette foreningen selv og prøve gratis i 60 dage, netop for at kunne det.

Sådan sammenligner I to tilbud, så tallene betyder det samme

To tilbud på et foreningssystem er næsten aldrig skrevet på samme måde, og det er derfor, sammenligninger går galt. Læg dem op mod hinanden på fire tal i stedet for på funktionslister.

Ét: den faste årlige pris ved jeres faktiske medlemstal, ikke ved det interval, forsiden viser. To: transaktionsgebyret per kontingentbetaling, ganget med antal betalende medlemmer gange antal opkrævninger om året. Tre: hvad der er tilkøb, altså hvilke af de funktioner, I regner med, der ikke er med i grundprisen. Fire: opstart, migrering og oplæring, engangsbeløb eller ej.

Læg dertil den post, ingen leverandør skriver: jeres egne timer på det, systemet ikke gør. Den er ofte større end forskellen mellem de to tilbud.

Prøveperioden er den eneste rigtige test

En demo viser systemet, som leverandøren gerne vil vise det. Det er ikke uærligt, det er bare ikke en test. En forening finder først ud af, om et system passer, når den har været igennem to konkrete ting med det: en kontingentopkrævning fra ende til anden, og et bestyrelsesmøde med dagsorden, referat og opgaver.

Derfor er det værd at bruge en prøveperiode på præcis de to ting frem for at klikke rundt. Læg jeres egne satser ind, kør en opkrævning på en lille gruppe, og hold et rigtigt møde i systemet. Det tager en aften og besvarer mere end en time med en sælger.

Hvis en prøveperiode ikke rækker til at gøre det, er den for kort. Vores er 60 dage af netop den grund.