Kontingentopkrævning, der kører uden at nogen sidder og krydser af

Opgaven er større, end den lyder

Kontingentopkrævning bliver ofte beskrevet som at sende en regning. I praksis er det en kæde med syv led: fastsæt satsen, find ud af hvem der skal betale hvad, send opkrævningen, tag imod betalingen, hold styr på hvem der ikke har betalt, rykk dem, og få beløbet ind i regnskabet på den rigtige konto.

Bryder ét led, falder resten. Det klassiske tilfælde er, at betalingen kommer ind på foreningens konto, men ikke bliver koblet til medlemmet, så kassereren afstemmer i hånden, og medlemmet får en rykker for noget, der er betalt for tre uger siden.

Derfor er det ikke opkrævningen, der er det interessante spørgsmål, når I vælger system. Det er, om de syv led hænger sammen af sig selv.

Satser er sjældent én sats

De færreste foreninger har ét kontingent. Der er junior og senior, passivt medlemskab, familierabat, det halve år for dem, der melder sig ind efter sommerferien, og en fritagelse for frivillige eller æresmedlemmer. Hver af dem er en regel, og hvis systemet kun kan én sats, bliver reglerne til manuelle undtagelser, som nogen skal huske hvert år.

Et system, der kan det her ordentligt, lader jer definere satserne som satser, knytte dem til medlemstyper eller hold, og lade tilknytningen afgøre beløbet. Så er næste års opkrævning et tryk og ikke en gennemgang af 300 rækker.

Restance er en procedure, ikke en følelse

Det ubehagelige led er rykkeren. I en frivillig forening kender kassereren dem, der ikke har betalt, og det er sjældent rart at rykke naboen. Resultatet er, at rykkeren bliver udskudt, og restancen vokser til noget, bestyrelsen skal tage stilling til på et møde.

Løsningen er at gøre det til en procedure, der kører uden at nogen skal tage beslutningen personligt: en påmindelse på en fast dag, en rykker efter et fast antal dage, og en synlig liste over, hvem der står i restance lige nu. Så er det systemet, der rykker, og bestyrelsen tager kun stilling til undtagelserne.

Det gør også opgørelsen til generalforsamlingen ærlig. Restancen er et tal, der findes hele året, ikke noget der bliver samlet sammen i marts.

Betalingen skal ende i regnskabet, ikke i en oversigt

Mange systemer stopper, når medlemmet har betalt. Beløbet står i en betalingsoversigt, og så begynder kassererens rigtige arbejde: at føre det over i regnskabet, fordele det på de rigtige konti og afstemme mod banken.

Hos os er kontingentbetalingen en postering i et dobbelt bogholderi med det samme. Det betyder moms, hvor der er moms, bankafstemning mod de faktiske indbetalinger, og en eksport, revisoren kan bruge direkte. Det er valgt, fordi det ellers er præcis dér, foreninger ender med at have to systemer, ét til opkrævning og ét til regnskab, og en manuel bro imellem.

Hvad det koster at opkræve

Selve opkrævningen er sjældent gratis, uanset hvad systemet koster. Der er et transaktionsgebyr på hver betaling, og i en forening med mange små kontingenter kan det være den største enkeltpost. Det er værd at regne igennem med jeres eget antal medlemmer og jeres egen sats, før I sammenligner abonnementspriser.

Vi opkræver ikke opstartsbetaling, abonnementet følger antallet af brugere, og transaktionsgebyret står åbent frem for at være gemt i en samlet pris.