Ét foreningssystem i stedet for fem løsrevne værktøjer

Hvad er et foreningssystem?

Et foreningssystem er den fælles software, en forening driver sig selv på. Modsat et rent medlemsregister dækker det hele kæden: fra at et nyt medlem melder sig ind, over kontingentet bliver opkrævet og betalt, til beløbet står som en postering i regnskabet og medlemmet er tilmeldt et hold.

De fleste foreninger har i praksis allerede et foreningssystem. Det består bare af et regneark, en betalingsløsning, en formulartjeneste, et gratis hjemmesideværktøj og en delt mappe, som ingen har det samlede ansvar for.

Hvad et foreningssystem bør kunne

Ét medlemsregister med roller og adgang, så bestyrelse, trænere og medlemmer ser præcis det, de skal. Automatisk kontingentopkrævning med online betaling og opfølgning på dem, der ikke har betalt. Aktiviteter, hold og booking af tider og lokaler, med tilmelding og betaling i samme flow.

Og så det, der ofte mangler: en offentlig hjemmeside, foreningen selv kan redigere, et rigtigt regnskab frem for et opkrævningsmodul, og et sted til bestyrelsens arbejde, referater, årshjul og de indberetninger, foreningen har pligt til at håndtere ordentligt.

Det, vi har lagt vægten på

Medlemsplatformen dækker det almindelige, og lægger bestyrelsens arbejde oveni i selve systemet i stedet for ved siden af. Referater med dagsorden, fremmøde og opgaver med en ansvarlig. Et årshjul over generalforsamling, frister og opgaver måned for måned. Hændelsesindberetning med en fast, fortrolig vej.

Økonomien er et dobbelt bogholderi med moms, bankafstemning og eksport til revisor, ikke et opkrævningsmodul med en oversigt. Det er valgt, fordi det er dér, foreninger ellers ender med at have to systemer.

Modulopbygget, så I ikke betaler for det hele

Der findes ikke én foreningstype. En idrætsklub, en spejdergruppe, et forbund og en kulturforening bruger vidt forskellige dele. Derfor slår I moduler til og fra og betaler efter, hvor mange brugere I er, i stedet for at købe en pakke, hvor halvdelen aldrig bliver rørt.

I kan starte med medlemmer og kontingent alene, og tage aktiviteter, webshop, regnskab eller bestyrelsesdelen med, når behovet er der.

Hvad det koster, og hvad der gør regnestykket forkert

Prisen på et foreningssystem er sjældent kun abonnementet. Der er tre poster, og de to sidste bliver næsten altid glemt, når foreninger sammenligner tilbud.

Abonnementet følger typisk foreningens størrelse. Transaktionsgebyret betales per kontingentbetaling og findes uanset hvad abonnementet koster, også i gratis systemer; i en forening med mange små kontingenter er det ofte den største post af de tre. Og endelig er der timerne: alt det, systemet ikke gør, gør bestyrelsen selv, og frivillig tid er foreningens knappeste ressource, ikke dens gratis ressource.

Regn derfor på antal betalende medlemmer gange antal opkrævninger om året gange gebyret, læg timerne til, og sammenlign så. Et billigere abonnement med et højere gebyr er ikke et billigere system.

Hvad I bør tjekke, inden I skriver under

Kan vi få vores data ud igen, i et format nogen kan læse? Det er det vigtigste spørgsmål og det, der oftest ikke bliver stillet. Et system, man ikke kan forlade, er en beslutning, der binder den næste bestyrelse.

Er regnskabet et rigtigt regnskab eller en betalingsoversigt? Forskellen viser sig først, når revisoren spørger, og den koster kassereren timer hver måned indtil da.

Hvem kan se hvad? Hvis der kun findes én administratorrolle, har alle i bestyrelsen adgang til alt, herunder det, der burde være fortroligt.

Og hvad sker der, når noget går galt tre dage før generalforsamlingen? Support er ikke en funktion på en liste, men den eneste funktion, der betyder noget den dag.