Gratis foreningssystem: hvad I får, og hvad det ender med at koste

Gratis findes, og nogle gange er det svaret

Flere danske udbydere har gratis eller freemium-løsninger, og en mindre forening med et overskueligt medlemstal, ét kontingent og ingen webshop kan drive sig selv på dem i årevis. Det er ikke en fejl at vælge gratis, og det er ikke noget, en betalt leverandør skal tale nogen fra, hvis regnestykket ser sådan ud.

Det, der er værd at gøre, er at kende hele regnestykket, inden I vælger, i stedet for at opdage det halvvejs inde i en sæson.

Hvor prisen dukker op igen

Transaktionsgebyrer er den største og den mest oversete. Kontingentet skal betales af nogen, og betalingen koster et gebyr per transaktion, uanset om systemet er gratis. I en forening med mange små kontingenter kan gebyrerne alene overstige et abonnement. Det er det første tal, I skal have frem.

Timerne er den næste. Et gratis system dækker typisk registeret og en simpel opkrævning, men ikke regnskabet, så kassereren fører beløbene over i hånden. Det er ikke gratis, det er bare ikke faktureret. En kasserer, der bruger to timer om måneden på afstemning, bruger en arbejdsuge om året.

Og så er der de ting, der ikke har en pris, før de mangler: adgangsstyring ud over én administratorrolle, support når noget går galt tre dage før generalforsamlingen, og et sted at gøre af det, der skal behandles fortroligt.

Regn på det med jeres egne tal

Tag antallet af betalende medlemmer gange antallet af opkrævninger om året. Det er antallet af transaktioner. Gang med gebyret per transaktion. Det er den faste omkostning, gratis ikke fjerner.

Læg dertil de timer, bestyrelsen bruger på det, systemet ikke gør: overførsel til regnskab, afstemning, manuel opdatering af medlemslister, rykkere sendt i hånden. Sæt en værdi på dem, også selvom ingen får løn. Frivillig tid er foreningens knappeste ressource, ikke dens gratis ressource.

Hold det tal op mod et abonnement. For en lille forening med enkle behov vinder gratis stadig. For en forening med flere satser, en webshop, et rigtigt regnskab og en bestyrelse, der bruger aftener på administration, vender det som regel.

Hvad vi tager betaling for, og hvad vi ikke gør

Medlemsplatformen er et betalt system. Der er ingen opstartsbetaling, abonnementet følger antallet af brugere, og moduler slås til og fra, så I ikke betaler for de dele, foreningen ikke bruger. I kan prøve det hele gratis i 60 dage, uden at binde jer.

Det, vi ikke gør, er at skjule transaktionsgebyret i en samlet pris. Det står for sig, fordi det er den post, der afgør regnestykket for de fleste foreninger, og fordi et tilbud, hvor den er gemt, ikke kan sammenlignes med noget.

Hvornår det ikke kan betale sig at betale

Hvis foreningen har under et halvt hundrede medlemmer, ét kontingent, ingen webshop, intet regnskab ud over en bankkonto og en kasserer, der synes systemet fungerer, så er der ikke et argument for at skifte. Et skifte koster tid, uanset hvor godt det går, og den tid skal tjenes hjem af noget.

Det, der plejer at vende regnestykket, er ikke medlemstallet alene. Det er, når foreningen får en anden slags opgave: flere kontingentsatser, en webshop, et regnskab en revisor skal kigge på, eller et bestyrelsesarbejde, der er blevet stort nok til at have brug for sit eget sted.